Chi Phí Nhượng Quyền Cà Phê: Những Khoản Bắt Buộc Và Các Chi Phí Ẩn Không Ai Nói

Ngày tôi quyết định bước chân vào thế giới kinh doanh cà phê, tôi cứ nghĩ chỉ cần yêu thích cà phê, có một mặt bằng ổn, rồi chọn một thương hiệu uy tín là đủ. Nhưng hành trình thực tế lại khác xa tưởng tượng. Càng tìm hiểu, tôi càng nhận ra rằng “chi phí nhượng quyền” không chỉ nằm ở con số thương hiệu công bố. Nó giống như việc chăm một cây cà phê: từ lúc ươm giống đến thu hoạch, có hàng chục khoản chi tiêu không ai nói trước.

Và chính vì những điều không thấy ngay từ đầu mà nhiều nhà đầu tư bị hụt hơi. Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn toàn cảnh – cả những “chi phí lộ” và “chi phí chìm” – để bạn bước vào cuộc chơi nhượng quyền cà phê với đôi mắt mở to và tâm thế vững vàng.

 Chi Phí Nhượng Quyền Là Gì?

Chi phí nhượng quyền (Franchise Cost) là tổng số tiền bạn phải trả để sử dụng thương hiệu, mô hình kinh doanh, quy trình vận hành và hệ thống hỗ trợ của một chuỗi cà phê.

Mỗi thương hiệu xây dựng một cấu trúc chi phí khác nhau. Có thương hiệu thu phí thấp nhưng buộc phải mua nguyên liệu độc quyền với giá cao. Có thương hiệu thu phí nhượng quyền đắt nhưng hỗ trợ toàn diện giúp tiết kiệm chi phí vận hành về lâu dài.

Hiểu đúng bản chất giúp bạn đánh giá chính xác “giá trị nhận lại” so với “chi phí bỏ ra”.

 Các Khoản Chi Phí Bắt Buộc Khi Nhượng Quyền

 Phí nhượng quyền ban đầu (Franchise Fee)

Đây là khoản chi đầu tiên và luôn được nêu rõ trong bảng giá.
Tùy thương hiệu, mức phí dao động từ 30–300 triệu đồng, thậm chí hơn với các chuỗi premium.

Khoản này thường bao gồm:

• Quyền sử dụng thương hiệu trong thời hạn hợp đồng

• Bộ tài liệu vận hành

• Hỗ trợ set-up quán

• Tư vấn thiết kế và quy trình kỹ thuật

Đây là khoản chi “đắc lực”, vì nó giúp bạn không phải tự mày mò từ con số 0.

 Phí duy trì (Royalty Fee)

Royalty là khoản phí trả đều đặn theo tháng – như việc bạn “nuôi dưỡng cây cà phê” bằng phân bón để đảm bảo chất lượng.

Có hai dạng:

• % trên doanh thu (phổ biến 3–8%)

• Mức cố định theo tháng

Đây là khoản chi đảm bảo hệ thống chăm sóc, hỗ trợ, kiểm soát chất lượng cho toàn chuỗi.

Phí marketing thương hiệu (Brand Marketing Fee)

Khoản này dùng cho quảng bá thương hiệu ở cấp quốc gia: TVC, social media, chiến dịch thương hiệu.

Phí dao động từ 1–3% doanh thu.
Tuy nhiên, chủ quán cần nhớ: Marketing thương hiệu khác Marketing tại điểm bán. Phần này sẽ được nói rõ ở phần chi phí ẩn.

 Chi phí setup ban đầu

Đây là khoản “nặng đô” nhất, thường chiếm 50–70% tổng vốn đầu tư.

Bao gồm:

• Thiết kế – thi công: 80–500 triệu tùy diện tích

• Máy móc thiết bị: máy pha espresso, máy xay, máy lọc nước, POS…

• Hàng hóa đầu tiên: cà phê, syrup, topping, ly, bao bì

• Vật dụng nhận diện thương hiệu: bảng hiệu, décor, đèn…

Khi bắt đầu hành trình chăm cây cà phê, đây là giai đoạn “đầu tư đất – đầu tư giống” trước khi nhìn thấy thành quả.

 Chi phí đào tạo (Training Fee)

Dù bạn từng làm F&B hay chưa, thương hiệu vẫn yêu cầu đào tạo lại để đồng bộ:

• Công thức pha chế

• Quy trình phục vụ

• Kiểm soát thất thoát

• Vận hành tại điểm bán

Phí dao động: 0 – 20 triệu, tùy chính sách của thương hiệu.

 Những Chi Phí Ẩn Không Ai Nói – Nhưng Lại Luôn Xuất Hiện

Đây chính là phần khiến nhiều chủ quán bị “choáng”. Giống như việc trồng cà phê: nhìn thì đơn giản, nhưng thực tế lại có vô số chi tiết khiến chi phí đội lên từng ngày.

 Chi phí nguyên vật liệu buộc phải mua từ thương hiệu

Nhiều chuỗi yêu cầu:

• Mua cà phê độc quyền

• Mua ly, nắp, ống hút có logo

• Mua topping, syrup, sốt từ nhà cung cấp họ chỉ định

Thực tế cho thấy giá cao hơn thị trường 10–40%, nhưng đây là cách họ giữ đồng nhất chất lượng.

 Chi phí cập nhật menu – triển khai sản phẩm mới

Mỗi khi thương hiệu tung sản phẩm mới, bạn thường phải:

• Mua nguyên liệu mới

• Đổi vật liệu bao bì

• Tập huấn công thức

• Cập nhật POS & hình ảnh marketing

Chi phí tích lũy mỗi năm có thể lên đến hàng chục triệu.

Chi phí sửa chữa – bảo trì máy móc

Với thương hiệu yêu cầu dùng máy chính hãng, bạn phải dùng dịch vụ kỹ thuật của họ.
Chi phí bảo trì định kỳ: 2–10 triệu/năm, chưa tính thay linh kiện.

Chi phí marketing tại điểm bán (Local Marketing)

Đây là khoản mà thương hiệu hiếm khi nhắc đến.
Dù hệ thống có làm marketing quốc gia, nhưng quán của bạn vẫn phải:

• Chạy ads quanh khu vực

• Phát tờ rơi

• Tặng voucher mở bán

• Tổ chức minigame tại điểm bán

Ngân sách thực tế hằng tháng: 3–10 triệu.

Chi phí nhân sự tăng ngoài dự toán

Ngành F&B có tỷ lệ nghỉ việc cao, nên bạn sẽ phải chi cho:

• Tuyển dụng lại

• Đào tạo lại

• Thưởng nóng giữ chân nhân viên

• Overtime mùa cao điểm

Khoản này không nhỏ nhưng ít ai tính vào chi phí vận hành ban đầu.

 Chi phí mặt bằng tăng theo thời gian

Nhiều chủ quán chỉ dự toán chi phí mặt bằng năm đầu.
Nhưng sau 12 tháng, khả năng tăng giá 10–20% là rất phổ biến.

 Chi phí tuân thủ pháp lý

Gồm:

• Giấy phép an toàn thực phẩm

• PCCC

• Biển hiệu ngoài trời

• Kiểm tra định kỳ của các cơ quan chức năng

Đây là những khoản không thể lường trước nhưng bắt buộc phải chi.

 Bảng Tổng Hợp Chi Phí Nhượng Quyền Cà Phê (Dễ Theo Dõi)

 Những Sai Lầm Khiến Chi Phí Đội Lên Gấp Đôi

• Tin vào lời hứa “vốn thấp – thu hồi vốn nhanh”

• Không đọc kỹ hợp đồng nhượng quyền

• Không tham khảo 3–5 mô hình khác nhau

• Chọn mặt bằng rẻ nhưng không có khách

• Không dự phòng tài chính 3–6 tháng vận hành đầu

Làm Sao Tối Ưu Chi Phí Nhượng Quyền Mà Vẫn Hiệu Quả?

• Đàm phán giảm royalty trong 3 tháng đầu

• Hỏi kỹ về quyền chọn nhà cung cấp nguyên liệu

• Tính thêm 20–30% dự phòng vốn

• Chọn thương hiệu minh bạch về chi phí

• Kiểm soát thất thoát, đặc biệt ở kho và pha chế, nơi dễ “rơi vãi lợi nhuận” nhất

Nhượng quyền cà phê không đắt. Chỉ đắt khi bạn không biết mình đang trả tiền cho điều gì.

Khi hiểu rõ từng khoản chi – cả những gì công khai và những điều nằm trong “vùng tối” – bạn sẽ biết cách chọn thương hiệu phù hợp, quản lý dòng vốn hiệu quả và xây dựng quán cà phê của riêng mình một cách bền vững.